Modelo de Organización del servicio de mensajería de la Universidad de los Andes.

Modelo de Organización del servicio de mensajería en la

 Universidad de los Andes.

La mensajería en la Universidad de los Andes no se ha realizado de una forma efectiva en cuanto a procesos, controles, distribución y utilización de los recursos; es por ello que existe diversidad de problemas en el intercambio de la correspondencia en la institución mencionada.

Buscando nuevas soluciones, María Cristina Henríquez y Ernesto Ponsot Balaguer tienen como objetivo reemplazar el sistema de mensajería actual por un modelo planificado de mensajería que se ajuste a las necesidades y características de la universidad, considerando los aspectos básicos de del proceso como recolección, clasificación y distribución de la correspondencia. A partir de estos lineamientos se reestructura la organización para proporcionar una orientación satisfactoria hacia la prestación del servicio conforme para la universidad.

El desarrollo y crecimiento de la institución es lo que ha originado cambios en muchos aspectos, los cuales se refieren al personal, recursos utilizados, al volumen y flujo de correspondencia, distribución o ubicación geográfica de la universidad y al desarrollo tecnológico. Para detectar los aspectos que caracterizan el servicio de mensajería, se utiliza la metodología basada en un análisis prospectivo; el cual se fundamenta en la exploración y consulta de cada una de las dependencias, por medio de cuestionarios con datos específicos para llegar a la información.

Otro de los factores que influye en la actividad de la mensajería es la ubicación de las dependencias de la universidad, las cuales se encuentran distribuidas por núcleos; lo que afecta de manera directa la mensajería por la utilización de otro tipo de personal que no es el mensajero como tal, sino generalmente el de limpieza es utilizado para resolver los problemas de comunicación, es decir; que cada núcleo busca resolver sus problemas por sus propios medios. Esto ocasiona diferentes problemas a la institución como desvió en la atención de las actividades propias del personal no mensajero; pérdida de tiempo, retraso en la correspondencia, dilución de la responsabilidad, entre otras. Sin perder de vista otros factores como los medios de transporte utilizados por las dependencias y la utilización del correo electrónico como medio alternativo a la mensajería.

Para proporcionar los cambios, la planificación de la actividad de mensajería debe comenzar por estar constituida en un departamento u oficina que abarque todas las operaciones, funciones y recursos que se quieran programar. Esta oficina debe estar ubi9cada dentro de las instalaciones de la universidad con el objetivo de crear la interrelación entre los miembros de la institución y el servicio de mensajería, necesaria para consolidar el desarrollo de sus funciones y la confianza y seguridad que debe existir entre el resto de las dependencias en torno al funcionamiento del servicio.

La persona que labore como coordinador a la luz de esta propuesta, debe tener experiencia y conocimientos en el manejo de personal, de recursos, de organización y procedimientos.

Uno de los elementos de mayor importancia en el planteamiento del cambio y mejora del servicio de mensajería es la creación de centros de acopio en distintos puntos estratégicos de toda la universidad, los cuales deben estar dotados de materiales relacionados con el trabajo de oficina como papelería, carpetas, lápices y otros instrumentos de uso común. Cada centro debe tener también un equipo de computación, impresora, teléfono, fax e internet como herramientas para el registro y control de la correspondencia; sin olvidar su respectivo mobiliario como sillas, escritorios, mesas, estanterías, entre otros.

En la planificación y presentación del modelo planteado, los elementos de recolección, clasificación y distribución de la correspondencia son parte importante de la metodología a aplicar para realizar la actividad de mensajería de la manera más adecuada y eficiente posible.

El reemplazo del sistema actual de mensajería por la propuesta de un modelo planificado, que se adecue a las características y necesidades de la universidad, podría resolver a corto plazo los problemas encontrados y optimizar los recursos con que cuenta la institución para tal fin.